Purpose of the Role

The Retail Coordinator is responsible for the operational and managerial coordination of the stores located in Marbella, London, and New York, ensuring that retail activities are aligned with company standards and serving as the key liaison between the stores and the corporate headquarters.

This role ensures the efficient execution of retail processes, monitors store performance, and manages information flows effectively, with a particular focus on the use of ERP systems, retail management software, and order management procedures.

Key Responsibilities

Retail Store Operations Coordination

• Oversee the day-to-day operations of the international stores, ensuring compliance with company procedures and policies.

• Ensure consistency in the implementation of commercial and operational guidelines across all locations.

• Support Store Managers in achieving sales targets and delivering outstanding customer service.

• Continuously monitor store performance through KPIs and dedicated reporting tools.

ERP and Retail Systems Management

• Utilize ERP systems and retail management software proficiently to support commercial operations.

• Manage and monitor data flows related to sales, inventory, stock transfers, and warehouse movements.

• Ensure accurate data entry and timely updates within company systems.

• Collaborate with headquarters to implement and optimize digital processes and operational workflows.

RetailPro and Order Management

• Use RetailPro and similar retail platforms on a daily basis to manage sales activities and inventory control.

• Coordinate the entry, verification, and monitoring of orders generated by the retail stores.

• Coordinate activities related to tax and fiscal compliance in collaboration with the Controlling Department and external advisors across the various store locations.

• Ensure the accurate transmission of purchase orders and replenishment requests to headquarters.

• Support inventory management procedures and stock reconciliation activities.

Reporting and Analysis

• Prepare periodic reports on store sales performance.

• Analyze sales data, product turnover, inventory levels, and profitability.

• Provide management with insights and recommendations to improve operational and commercial efficiency.

• Monitor the accuracy and integrity of data within management systems.

International Communication and Coordination

• Serve as the primary point of contact between international stores and corporate headquarters.

• Facilitate communication among internal stakeholders across different functions.

• Coordinate cross-functional activities involving Operations, Retail, Logistics, Administration, and the Buying Department.

• Support the launch of new commercial initiatives and the implementation of company procedures across different markets.

Requirements

Technical Skills

• Proven experience in an international retail coordination role.

• Strong knowledge of ERP systems and retail management processes.

• Experience using RetailPro or equivalent retail management software.

• Solid understanding of order management, inventory control, and replenishment processes.

• Advanced proficiency in reporting tools and data analysis.

• Excellent command of the Microsoft Office suite.

Managerial Skills

• Strong organizational and multi-store coordination abilities.

• High level of focus on process control and operational management.

• Ability to work effectively in international and multicultural environments.

• Excellent problem-solving skills and the ability to manage multiple priorities.

• Accuracy, reliability, and strong attention to detail.

• Ability to interpret data and translate insights into operational actions.

Languages

• Fluent English (required).

• Knowledge of a second language is considered an advantage.

Ideal Candidate Profile

We are looking for a professional with a strong operational focus on international retail management and solid expertise in ERP systems, RetailPro, and order management platforms. The ideal candidate has an analytical mindset, can effectively coordinate multiple stores across different markets, and serves as a strategic link between day-to-day business operations and corporate headquarters, contributing to the organization’s efficiency, consistency, and continued growth.

Position: Sales Coordinator, Baxter Made in Italy

Location: 232-236 Brompton Road, London, SW3 2BB

Industry: Luxury Furniture

Start Date: June 2026

Reports To: Store Manager, International Sales Manager

Schedule: Full Time (5 days per week, including Saturdays)

Baxter Gallery London – Made in Italy

About Baxter

Baxter is a leading Italian luxury furniture brand, internationally recognised for its exceptional craftsmanship, innovation, and timeless design. Our London flagship showroom serves architects, interior designers, developers, and private clients seeking the highest standards of luxury interiors.

We are seeking an experienced and highly organised Sales Coordinator to oversee the administrative, financial, and operational functions of our London showroom.

This role requires a commercially minded professional capable of managing sales administration, invoicing, reporting, customer order management, and operational processes while supporting the showroom's continued growth and success.

The Role

As a key member of the showroom team, you will be responsible for ensuring the smooth execution of all sales administration and operational activities. You will act as the central point of coordination between clients, sales consultants, suppliers, logistics providers and the Baxter head office in Italy.

The successful candidate will combine strong organisational skills with financial administration expertise and a proactive approach to problem-solving.

Key Responsibilities

Sales Operations

• Oversee the complete order management process from quotation through delivery and final invoicing.

• Ensure all customer orders are processed accurately and efficiently.

• Monitor project timelines and coordinate with suppliers, logistics providers, and warehouse teams.

• Support the sales team with quotations, pricing documentation, and customer account management.

• Maintain accurate CRM and sales records.

• Financial & Accounting Administration

• Manage all sales invoicing, credit notes, payment tracking, and customer account administration.

• Monitor outstanding balances and coordinate payment collection activities.

• Assist with monthly financial reporting and reconciliation processes.

• Liaise with external accountants and internal finance teams as required.

• Ensure accuracy of financial records and compliance with company procedures.

• Produce sales and performance reports for management review.

 Operational Management

• Develop and improve administrative procedures and operational workflows.

• Maintain inventory records and oversee stock administration.

• Coordinate showroom maintenance, supplier relationships and operational requirements.

• Ensure documentation and records are maintained to the highest standard.

• Support management with budgeting, forecasting, and operational planning activities.

• Team & Stakeholder Coordination

• Act as a key liaison between the London showroom and Baxter IT headquarters.

• Support and guide administrative processes across the showroom team.

• Build strong relationships with clients, designers, contractors and suppliers.

• Ensure a seamless customer experience throughout the sales and delivery journey.

Candidate Profile

• Minimum 5 years' experience in operations, sales administration, finance administration, or commercial support management.

• Strong experience with invoicing, reconciliations, accounts administration, and reporting.

• Excellent understanding of sales operations and order management processes.

• Advanced proficiency in Microsoft Excel and Microsoft Office.

• Experience with CRM, ERP, accounting, and inventory management systems.

• Strong analytical and problem-solving skills.

• Exceptional attention to detail and organisational ability.

• Experience within luxury furniture, interior design, architecture, or premium retail sectors is highly desirable.

• Fluent English required; Italian or additional languages would be advantageous.

• Bachelor's degree in Business, Finance, Operations, or a related field preferred.

What We Offer

• Opportunity to join one of most prestigious luxury furniture brands.

• Exposure to high-profile residential and commercial interior design projects.

• Professional development and career progression opportunities.

• Competitive salary and benefits package commensurate with experience.

Baxter, ведущая компания в сфере элитной мягкой мебели и современного дизайна, приглашает на работу 1 Исполнительного секретаря с административными навыками.

Мы ищем организованного, динамичного и надежного специалиста для поддержки Руководства компании и ежедневной операционной деятельности.

Сотрудник будет заниматься ведением рабочего графика и корреспонденции руководства, координацией организационных процессов и административной поддержкой, способствуя эффективной работе офиса с точностью и самостоятельностью.

Основные обязанности
• Ведение календаря, встреч и совещаний Руководства
• Организация командировок и бронирований
• Обработка электронной почты, телефонных звонков и корреспонденции
• Подготовка документов, отчетов и протоколов
• Поддержка административной и документальной деятельности (сроки, платежи и т.д.)
• Ведение электронного и бумажного архива

Требования
• Опыт работы в должности исполнительного или административного секретаря
• Отличное знание пакета Office
• Знание английского языка

Личные качества
• Точность, конфиденциальность и организованность
• Умение работать в режиме многозадачности и решать проблемы
• Хорошие коммуникативные навыки
• Самостоятельность в организации работы

Мы предлагаем
• Профессиональную и динамичную рабочую среду
• Условия сотрудничества в соответствии с опытом
• Тесное взаимодействие с Руководством компании

Место работы: Lurago d'Erba (CO), Италия
График: Полный рабочий день

Baxter, ведущая компания в сфере производства и продажи мебели класса люкс, ищет 1 Специалиста по электронной коммерции и предпродажной поддержке.

Идеальный кандидат станет частью команды Marketing & Communication и будет отвечать за ежедневное управление платформой электронной коммерции и оптимизацию онлайн-продаж.

Помимо работы с электронной коммерцией, сотрудник будет координировать и управлять предпродажными процессами, консультируя клиентов на этапе принятия решения о покупке.

Данная роль предполагает сочетание аналитических и коммерческих навыков с высоким уровнем клиентского сервиса.

Основные обязанности

Операционная деятельность в сфере электронной коммерции

• Управление каталогом: загрузка товаров и оптимизация карточек товаров.

• Мониторинг эффективности: подготовка отчетности и анализ ключевых показателей продаж (KPI) с использованием Google Analytics и внутренних платформ для улучшения пользовательского опыта и повышения эффективности продаж.

• Взаимодействие с внутренними подразделениями компании для обеспечения своевременного выполнения заказов и оперативного решения возможных технических проблем и несоответствий.

Предпродажная деятельность

• Предпродажное консультирование: управление всеми каналами предпродажного взаимодействия (телефон, электронная почта, видеозвонки) для поддержки клиентов по вопросам коммерческих предложений и предоставления подробной технической информации.

• Развитие потенциальных клиентов (Lead Nurturing): квалификация входящих запросов, выявление наиболее перспективных клиентов и сопровождение их на пути к оформлению онлайн-заказа или записи на посещение шоурума.

Требования к кандидату

• От 4 до 5 лет подтвержденного опыта управления платформами электронной коммерции (предпочтительно Shopify) и работы в сфере предпродажной поддержки или клиентского консультирования.

• Отличное знание Google Analytics 4 и основных инструментов аналитики электронной коммерции.

• Высокие коммуникативные навыки, эмпатия, способность решать проблемы и выраженная клиентоориентированность с консультативным, а не агрессивным подходом к продажам.

• Опыт работы с CRM-системами (предпочтительно Dynamics 365).

• Свободное владение итальянским и английским языками; знание третьего языка будет существенным преимуществом.

Условия работы

• Полная занятость; форма трудоустройства будет определена в зависимости от опыта и квалификации кандидата.

• Работа в офисе (On-site).

• Должностной уровень и размер заработной платы будут определены в соответствии с профессиональным опытом и квалификацией кандидата.

Baxter S.r.l., престижная компания в сфере производства мебели класса люкс, приглашает в свою команду CAD-дизайнера для оборудования по раскрою кожи и ткани.

Описание должности

Мы ищем CAD-дизайнера, специализирующегося на оборудовании для раскроя материалов в мебельной отрасли. Специалист будет заниматься разработкой и проектированием лекал, созданием рабочих чертежей и технической поддержкой производства, тесно взаимодействуя с раскройным и производственно-техническим подразделениями.

Основные обязанности

• Разработка двухмерных (2D) технических чертежей с использованием CAD-программ.

• Внесение изменений и оптимизация существующих проектов.

• Техническая поддержка производственных процессов.

• Взаимодействие с поставщиками и клиентами по вопросам технических спецификаций.

• Проверка допусков, материалов и производственной реализуемости проектов.

Требования

• Техническое образование (диплом или высшее образование).

• Опыт работы с CAD-программами (оборудование Electra/Teseo или аналогичные системы).

• Знание технического черчения и промышленных производственных процессов.

• Умение читать и интерпретировать технические чертежи.

• Внимательность к деталям, навыки решения проблем и умение работать в команде.

Будет преимуществом

• Опыт работы в отрасли раскроя кожи и/или тканей.

Мы предлагаем

• Полную занятость.

• Динамичную и инновационную техническую среду.

• Возможности для профессионального роста.

• Уровень заработной платы и условия трудового договора определяются в зависимости от опыта и квалификации кандидата.