Purpose of the Role

The Retail Coordinator is responsible for the operational and managerial coordination of the stores located in Marbella, London, and New York, ensuring that retail activities are aligned with company standards and serving as the key liaison between the stores and the corporate headquarters.

This role ensures the efficient execution of retail processes, monitors store performance, and manages information flows effectively, with a particular focus on the use of ERP systems, retail management software, and order management procedures.

Key Responsibilities

Retail Store Operations Coordination

• Oversee the day-to-day operations of the international stores, ensuring compliance with company procedures and policies.

• Ensure consistency in the implementation of commercial and operational guidelines across all locations.

• Support Store Managers in achieving sales targets and delivering outstanding customer service.

• Continuously monitor store performance through KPIs and dedicated reporting tools.

ERP and Retail Systems Management

• Utilize ERP systems and retail management software proficiently to support commercial operations.

• Manage and monitor data flows related to sales, inventory, stock transfers, and warehouse movements.

• Ensure accurate data entry and timely updates within company systems.

• Collaborate with headquarters to implement and optimize digital processes and operational workflows.

RetailPro and Order Management

• Use RetailPro and similar retail platforms on a daily basis to manage sales activities and inventory control.

• Coordinate the entry, verification, and monitoring of orders generated by the retail stores.

• Coordinate activities related to tax and fiscal compliance in collaboration with the Controlling Department and external advisors across the various store locations.

• Ensure the accurate transmission of purchase orders and replenishment requests to headquarters.

• Support inventory management procedures and stock reconciliation activities.

Reporting and Analysis

• Prepare periodic reports on store sales performance.

• Analyze sales data, product turnover, inventory levels, and profitability.

• Provide management with insights and recommendations to improve operational and commercial efficiency.

• Monitor the accuracy and integrity of data within management systems.

International Communication and Coordination

• Serve as the primary point of contact between international stores and corporate headquarters.

• Facilitate communication among internal stakeholders across different functions.

• Coordinate cross-functional activities involving Operations, Retail, Logistics, Administration, and the Buying Department.

• Support the launch of new commercial initiatives and the implementation of company procedures across different markets.

Requirements

Technical Skills

• Proven experience in an international retail coordination role.

• Strong knowledge of ERP systems and retail management processes.

• Experience using RetailPro or equivalent retail management software.

• Solid understanding of order management, inventory control, and replenishment processes.

• Advanced proficiency in reporting tools and data analysis.

• Excellent command of the Microsoft Office suite.

Managerial Skills

• Strong organizational and multi-store coordination abilities.

• High level of focus on process control and operational management.

• Ability to work effectively in international and multicultural environments.

• Excellent problem-solving skills and the ability to manage multiple priorities.

• Accuracy, reliability, and strong attention to detail.

• Ability to interpret data and translate insights into operational actions.

Languages

• Fluent English (required).

• Knowledge of a second language is considered an advantage.

Ideal Candidate Profile

We are looking for a professional with a strong operational focus on international retail management and solid expertise in ERP systems, RetailPro, and order management platforms. The ideal candidate has an analytical mindset, can effectively coordinate multiple stores across different markets, and serves as a strategic link between day-to-day business operations and corporate headquarters, contributing to the organization’s efficiency, consistency, and continued growth.

Position: Sales Coordinator, Baxter Made in Italy

Location: 232-236 Brompton Road, London, SW3 2BB

Industry: Luxury Furniture

Start Date: June 2026

Reports To: Store Manager, International Sales Manager

Schedule: Full Time (5 days per week, including Saturdays)

Baxter Gallery London – Made in Italy

About Baxter

Baxter is a leading Italian luxury furniture brand, internationally recognised for its exceptional craftsmanship, innovation, and timeless design. Our London flagship showroom serves architects, interior designers, developers, and private clients seeking the highest standards of luxury interiors.

We are seeking an experienced and highly organised Sales Coordinator to oversee the administrative, financial, and operational functions of our London showroom.

This role requires a commercially minded professional capable of managing sales administration, invoicing, reporting, customer order management, and operational processes while supporting the showroom's continued growth and success.

The Role

As a key member of the showroom team, you will be responsible for ensuring the smooth execution of all sales administration and operational activities. You will act as the central point of coordination between clients, sales consultants, suppliers, logistics providers and the Baxter head office in Italy.

The successful candidate will combine strong organisational skills with financial administration expertise and a proactive approach to problem-solving.

Key Responsibilities

Sales Operations

• Oversee the complete order management process from quotation through delivery and final invoicing.

• Ensure all customer orders are processed accurately and efficiently.

• Monitor project timelines and coordinate with suppliers, logistics providers, and warehouse teams.

• Support the sales team with quotations, pricing documentation, and customer account management.

• Maintain accurate CRM and sales records.

• Financial & Accounting Administration

• Manage all sales invoicing, credit notes, payment tracking, and customer account administration.

• Monitor outstanding balances and coordinate payment collection activities.

• Assist with monthly financial reporting and reconciliation processes.

• Liaise with external accountants and internal finance teams as required.

• Ensure accuracy of financial records and compliance with company procedures.

• Produce sales and performance reports for management review.

 Operational Management

• Develop and improve administrative procedures and operational workflows.

• Maintain inventory records and oversee stock administration.

• Coordinate showroom maintenance, supplier relationships and operational requirements.

• Ensure documentation and records are maintained to the highest standard.

• Support management with budgeting, forecasting, and operational planning activities.

• Team & Stakeholder Coordination

• Act as a key liaison between the London showroom and Baxter IT headquarters.

• Support and guide administrative processes across the showroom team.

• Build strong relationships with clients, designers, contractors and suppliers.

• Ensure a seamless customer experience throughout the sales and delivery journey.

Candidate Profile

• Minimum 5 years' experience in operations, sales administration, finance administration, or commercial support management.

• Strong experience with invoicing, reconciliations, accounts administration, and reporting.

• Excellent understanding of sales operations and order management processes.

• Advanced proficiency in Microsoft Excel and Microsoft Office.

• Experience with CRM, ERP, accounting, and inventory management systems.

• Strong analytical and problem-solving skills.

• Exceptional attention to detail and organisational ability.

• Experience within luxury furniture, interior design, architecture, or premium retail sectors is highly desirable.

• Fluent English required; Italian or additional languages would be advantageous.

• Bachelor's degree in Business, Finance, Operations, or a related field preferred.

What We Offer

• Opportunity to join one of most prestigious luxury furniture brands.

• Exposure to high-profile residential and commercial interior design projects.

• Professional development and career progression opportunities.

• Competitive salary and benefits package commensurate with experience.

Baxter, ein führendes Unternehmen im Bereich hochwertiger Polstermöbel und zeitgenössisches Design, sucht 1 Assistenz der Geschäftsleitung mit administrativer Affinität.

Wir suchen eine organisierte, dynamische und zuverlässige Persönlichkeit zur Unterstützung der Unternehmensleitung und der täglichen operativen Tätigkeiten.

Die ausgewählte Person wird für die Verwaltung des Terminkalenders und der Korrespondenz der Geschäftsleitung, die Koordination organisatorischer Aktivitäten sowie die administrative Unterstützung verantwortlich sein und mit Präzision und Eigenständigkeit zum reibungslosen Ablauf des Büros beitragen.

Hauptaufgaben
• Verwaltung des Kalenders, der Termine und Meetings der Geschäftsleitung
• Organisation von Geschäftsreisen und Verwaltung von Buchungen
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Korrespondenz
• Erstellung von Dokumenten, Berichten und Protokollen
• Unterstützung bei administrativen und dokumentarischen Tätigkeiten (Fristen, Zahlungen usw.)
• Verwaltung digitaler und physischer Archive

Anforderungen
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz der Geschäftsleitung oder Verwaltung
• Sehr gute Kenntnisse des Office-Pakets
• Englischkenntnisse

Persönliche Kompetenzen
• Genauigkeit, Diskretion und Organisationstalent
• Multitasking-Fähigkeit und Problemlösungskompetenz
• Gute Kommunikations- und Sozialkompetenzen
• Selbstständige Arbeitsweise

Was wir bieten
• Ein professionelles und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine der Erfahrung entsprechende Vergütung
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

Arbeitsort: Lurago d'Erba (CO), Italien
Arbeitszeit: Vollzeit

Baxter, ein führendes Unternehmen im Bereich luxuriöser Möbel, sucht 1 E-Commerce- und Pre-Sale-Spezialisten.

Der/die ideale Kandidat/in wird Teil des Teams Marketing & Communication und ist für das tägliche Management der E-Commerce-Plattform sowie die Optimierung der Online-Verkäufe verantwortlich.

Neben den E-Commerce-Aktivitäten übernimmt die Position auch die Koordination und Verwaltung von Pre-Sales-Aktivitäten und unterstützt Kunden beratend in der Entscheidungsphase ihres Kaufprozesses.

Die Rolle verbindet analytische und kommerzielle Fähigkeiten mit einer ausgeprägten Kundenservice-Orientierung auf höchstem Niveau.

Zentrale Aufgaben

E-Commerce-Operationen

• Katalogmanagement: Hochladen von Produkten sowie Optimierung der Produktseiten.

• Performance-Monitoring: Erstellung von Reports und Analyse von Verkaufs-KPIs mithilfe von Google Analytics und internen Plattformen zur Optimierung der User Experience und Steigerung der Conversion-Rate.

• Zusammenarbeit mit internen Abteilungen, um eine effiziente Auftragsabwicklung sicherzustellen und eventuelle technische Probleme oder Unstimmigkeiten schnell zu lösen.

Pre-Sales-Aktivitäten

• Pre-Sales-Beratung: Betreuung der Pre-Sales-Touchpoints (Telefon, E-Mail, Video-Calls), um Kunden bei Angebotsanfragen oder detaillierten technischen Informationen zu unterstützen.

• Lead Nurturing: Qualifizierung eingehender Anfragen, Identifikation von High-Potential-Kunden und aktive Begleitung bis hin zur Online-Bestellung oder Terminvereinbarung im Showroom.

Anforderungen

• 4–5 Jahre nachweisbare Erfahrung im Management von E-Commerce-Plattformen (vorzugsweise Shopify) sowie in Pre-Sales- oder beratenden Kundenrollen.

• Sehr gute Kenntnisse in Google Analytics 4 und gängigen E-Commerce-Analyse-Tools.

• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Empathie, Problemlösungskompetenz sowie eine starke kundenorientierte und beratende (nicht aggressive) Verkaufsmentalität.

• Erfahrung mit CRM-Systemen (vorzugsweise Dynamics 365).

• Sehr gute Kenntnisse der italienischen und englischen Sprache; Kenntnisse einer dritten Sprache sind ein klarer Vorteil.

Anstellungsdetails

• Vollzeitstelle; Vertragsart wird je nach Profil des Kandidaten festgelegt.

• Arbeit vor Ort (On-site).

• Einstufung und Vergütung erfolgen abhängig von Erfahrung und Qualifikation.

Baxter S.r.l., ein renommiertes Unternehmen im Bereich luxuriöser Möbel, sucht zur Verstärkung seines Teams einen CAD-Konstrukteur für Leder- und Stoffschneidemaschinen.

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen CAD-Konstrukteur mit Spezialisierung auf Schneidemaschinen für die Möbelindustrie. Die Position umfasst die Entwicklung und Konstruktion von Schnittmustern, die Erstellung technischer Zeichnungen sowie die Unterstützung der Produktion in enger Zusammenarbeit mit der Zuschnittabteilung und dem technischen Produktionsbereich.

Hauptaufgaben

• Erstellung von technischen 2D-Zeichnungen mithilfe von CAD-Software.

• Anpassung und Optimierung bestehender Projekte.

• Technische Unterstützung der Produktion.

• Abstimmung mit Lieferanten und Kunden hinsichtlich technischer Spezifikationen.

• Prüfung von Toleranzen, Materialien und der produktionstechnischen Umsetzbarkeit.

Anforderungen

• Technischer Schulabschluss oder Hochschulabschluss.

• Erfahrung im Umgang mit CAD-Software (Electra-/Teseo-Maschinen oder vergleichbare Systeme).

• Kenntnisse im technischen Zeichnen und in industriellen Fertigungsprozessen.

• Fähigkeit, technische Zeichnungen zu lesen und zu interpretieren.

• Präzision, Problemlösungskompetenz und Teamfähigkeit.

Bevorzugte Qualifikationen

• Berufserfahrung im Bereich Leder- oder Stoffzuschnitt.

Wir bieten

• Vollzeitstelle.

• Ein dynamisches und innovatives technisches Arbeitsumfeld.

• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.

• Vergütung und Vertragsbedingungen entsprechend der Berufserfahrung und Qualifikation.